Tìm hiểu chế độ CC và BCC trong các mail doanh nghiệp

Trong hầu hết tất cả các ứng dụng của email chúng ta dễ dàng thấy được hai dòng CC và BCC ngay dưới lòng các địa chỉ của người nhận. Có rất nhiều người không dùng đến các tính năng này vì họ không biết đến tác dụng và lợi ích của nó. Điểm chung của nó đều là gửi các bản sao email cho một vài người khác nhau. Vậy còn điểm riêng là gì? Bạn hãy nên đọc và tìm hiểu nhiều bài viết dưới đây để sử dụng mail doanh nghiệp một cách tối ưu nhất.
 

CC trong email là viết tắt của cụm từ “carbon copy”, có thể tạm hiều một cách đơn giản là các bản sao tạm. Từ carbon copy được bắt nguồn từ việc sử dụng một loại giấy than copy để tạo ra các bản sao khi viết tay trên giấy thường. Do đó, CC được hiểu như việc gửi hay thêm một bản sao của email cho một số người khác trong email khi bạn muốn gửi.

Trong danh sách những người được bạn CC trong cùng một email họ sẽ nhìn thấy được danh sách và những người nhận khác trong thư. Nghĩa là nếu bạn gửi CC cho abcd@gmail.com và ABCDF@gmail.com thì abcd sẽ biết rằng ABCDF cũng được nhận được email đó từ bạn và ngược lại.
 

Định nghĩa CC và BC trong email

Còn BCC là được viết tắt của cụm từ “blind carbon copy”, cũng tương tự như trên CC, bạn sẽ gửi một bản copy của email đó cho một danh sách các người nhận khác trong danh bạ muốn gửi. Tuy nhiên những người trong danh sách này sẽ không thể nhìn thấy những người khác trong cùng mục nhận thư, có nghĩa là họ sẽ không được biết rằng có những ai khác cũng đang nhận được email đó từ đó. Những người được gửi bản chính và cách gửi CC cũng sẽ không thể thấy danh sách những người được gửi theo kiểu của BCC.

Về lý thuyết thì cách gửi thông thường trên sử dụng cho tất cả những người nhận email của bạn. Còn kiểu gửi CC để gửi một bản sao cho tất cả người quan tâm đến thông tin của email đó, hoặc cần biết rằng bạn đã gửi email đó đến cho những ai.
 

Tuy nhiên, trong thực tế thì CC và cách gửi thông thường khá giống nhau trên mấy loại hình thức. Nếu bạn cần gửi một email cho bốn người khác nữa, bạn có thể điền cả 4 địa chỉ khác nhau vào dòng địa chỉ gửi (To), hoặc bạn cũng có thể chỉ cần điền một địa chỉ còn 3 địa chỉ còn lại điền trong các dòng CC. Cả bốn người đều sẽ nhận được tất cả email đó và đều nhìn thấy danh sách những người được gửi email. Đây là một tính năng cơ bản trong emai server nên nó được xem là cũng tiện ích.

Trong một trường hợp nếu sếp của bạn muốn bạn gửi email cho khách hàng và yêu cầu bạn phải xác nhận tất cả lại khi đã gửi xong email này. Bạn có thể đặt các địa chỉ của khách hàng trong dòng To với cách gửi thông thường này và đặt địa chỉ email của sếp trong dòng CC là được, do đó sếp của bạn sẽ nhận được bản sao của email  này và biết được email đã được gửi đến những khách hàng nào. Tuy nhiên nếu bạn không muốn rằng khách hàng không nhìn thấy email của sếp (vì điều này là không cần thiết lắm), hoặc bạn cũng không muốn các khách hàng biết được hết danh sách những người khác cũng nhận được email đó từ bạn, bạn sẽ phải sử dụng đến kiểu gửi BCC khác CC.
 

So Sánh Gửi email thông thường

 

> > Xem Thêm: Những loại email nên sử dụng hiện nay.

 

Gửi CC khi bạn muốn một vài người khác cũng nhận được email nhưng không phải là người chính trong danh sách người bạn muốn gửi. Nó phù hợp với các kiểu gửi mail trong công ty khi mà bạn hay người gửi muốn thông báo cho những người liên quan biết đến email của mình trong doanh nghiệp.

BCC là kiểu gửi hữu ích khi bạn muốn gửi các bản copy đến những người khác, và không muốn họ biết về việc bạn gửi thêm các bản copy cho người khác, giống như ví dụ ở trên. Ngoài ra nếu bạn cần gửi cùng một lúc email đến danh sách rất nhiều địa chỉ, bạn sẽ không muốn những người phải nhận email đó phải xem một loạt hàng dài các địa chỉ danh sách cùng được gửi, do đó kiểu gửi BBC sẽ giúp hạn chế thông tin không cần thiết này.

Hiện nay, hai tính năng hữu ích có khá nhiều người dùng lãng quên, song trong một số trường hợp nó vẫn tỏ ra có hữu ích. Dù bạn đang dùng kiểu gmail nào, yahoo hay các dịch vụ email marketing,… thì hiểu được một số tính năng khi gửi email sẽ giúp gửi mail khoa học và công việc được tốt hơn. 

Tags: Email doanh nghiệp, email server, dịch vụ email marketing.