Email doanh nghiệp: hướng đi cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Với cuộc sống thời đại công nghệ 4.0 email marketing trở nên ngày càng phổ biến và quan trọng hợn trong việc tiếp cận với khách hàng. Nhưng làm sao để chúng có thể hiệu quả và tối ưu hóa tiếp cận khách hàng một cách tốt nhất. Việc đầu tiên là từ địa chỉ email của bạn phải đủ tin tưởng đối với khách hàng để họ biết đó không phải là mail spam hay mail quảng cáo. Và email doanh nghiệp sẽ được khách hàng tin tưởng hơn là những mail có tên miền chung ở các trang web lớn. Điều này cũng chứng minh được công ty bạn xem trọng việc xây dựng niềm tin và chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng. Mặc dù điều này không quá quan trọng nhưng qua đó công ty thể hiện được sự tinh tế và xem trọng mối quan hệ với khách hàng. Từ đó giúp công ty của bạn dễ dàng được khách hàng nhớ đến khi chỉ cần nhìn thấy địa chỉ email của bạn.
 

Email doanh nghiep.

Là hình thức email có tên miền riêng là tên công ty đang sở hữu, ví dụ như info@phuongnamdigital.com. Với email có tên miền riêng như vậy, công ty sẽ có một hệ thống email thống nhất và dễ dàng trong việc giao dịch khi có cùng một tên miền riêng. Bên cạnh đó còn giúp cho dễ dàng trong việc quản trị email nhân viên và email các phòng ban. 

Trong đó.

info là những username là tên đặt cho doanh nghiệp để phân biệt với tên cho nhân viên công ty hoặc cho các phòng ban hay còn gọi là tài khoản con @phuongnamdigital.com: là tên miền riêng mà công ty đang sở hữu

Có 2 loại email theo tên miền thường dùng:

- Email được tạo tên miền riêng miễn phí từ những web hosting của các nhà cung cấp hosting. Vì được miễn phí nên hình thức này có lượng user giới hạn và không nhận được đầy đủ những hỗ trợ các tiện ích và độ tin cậy của email sẽ không được cao dẫn đến việc bị cảnh cáo là spam.

- Email được tạo trên tên miền riêng được cung cấp bởi một hoặc nhiều server riêng (email server), và được nhận những hỗ trợ từ các phần mềm chuyên nghiệp. Các chương trình quản lý cũng được tích hợp sẵn trong hình thức email này nhằm mang lại sự uy tín và khả năng vượt qua các bộ lọc spam lên đến 98%. Những doanh nghiệp vừa và nhỏ hay những doanh nghiệp vừa start up thường sử dụng chiến lược đầu tiên là việc gửi mail cho khách hàng hay đối tác của họ. Nhưng không chắc chắn rằng là những mail này có thể vào hộp mail của đúng khách hàng hay đối tác hay không. Có khi những mail này lại vào hộp mail spam của khách hàng hay đối tác. Nếu nhận được mail thì họ có nhận ra là mail của doanh nghiệp bạn hay không... Những điều này không còn là vấn đề nữa khi các doanh nghiệp sử dụng email theo đuôi tên miền riêng để có thể an toàn và tối ưu hóa việc gửi mail cho khách hàng.

 

Mail doanh nghiệp đang ngày càng được chú ý hơn

Mỗi loại email riêng sẽ có cách tạo khác nhau:

- Email miễn phí: Thông qua dịch vụ của Google bạn có thể dễ dàng tạo lập được email tên miền riêng miễn phí. Nhưng kể năm  2013, dịch vụ miễn phí này của Google đã bắt đầu tính phí, các tài khoản đã tạo trước đó sẽ vẫn được hưởng chính sách như cũ. Nhiều đơn vị cũng cấp đã nhanh chóng thu thập được khá nhiều tài khoản email tên miền riêng miễn phí trước khi Google ngừng cho tạo tài khoản miễn phí mới và những mail này được họ cung cấp lại cho người dùng với mức giá rẻ hơn rất nhiều so với việc mua email tên miền riêng của Google.

 

Email doanh nghiệp miễn phí từ Google có nhiều hạn chế
 

- Email tên miền riêng được cung cấp trên server: bạn có thể lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp uy tín trên thị trường và đăng ký thuê dịch vụ của họ. Họ sẽ giúp bạn thiết lập hệ thống email mang tên miền riêng của doanh nghiệp bạn, họ sẽ tạo ra các máy trạm và kết nối cúng với một máy chủ duy nhất. Máy chủ sẽ quản lý toàn bộ email trong hệ thống và tất cả những trạng thái và hoạt động xảy ra với email đó.

 Khách hàng hiện nay họ khó tính hơn và thận trọng hơn trong việc bảo quản các thông tin cá nhân. Vì vậy khi bạn sử dụng các email cá nhân miễn phí từ những dịch vụ mail đăng kí miễn phí như @gmail.com, @yahoo.vn,... làm mail của bạn khồng có gì khác biệt và khách hàng không biết bạn là ai, đến từ đâu nên họ không muốn xem mail của bạn và có thể đánh dấu là mail spam khi họ nhận quá nhiều mail từ địa chỉ email họ không tin tưởng. Khách hàng không tin tưởng những mail như vậy là vì những loại email này rất dễ để đăng ký, việc giả mạo email cũng dễ dàng xảy ra. Đặc biệt là các đối thủ của bạn cũng có thể giả mạo email của bạn và gây ra những bất lợi cho doanh ngiệp của chúng ta.
 

Doanh nghiệp đang dần chú ý đến mail có tên miền riêng
 

- Cho khách hàng và đối tác thấy được hình ảnh của doanh nghiệp bạn uy tín và chuyên nghiệp: tên miền website và mail của doanh nghiệp có chung một tên miền thể hiện cho khách hàng thấy doang nghiệp bạn chuyên nghiệp và họ ấn tượng với điều đó. Qua đó tạo cho họ niềm tin để trao đổi mail và biết rõ email đó là của ai, đến từ đâu và mang lại giá trị như thế nào.

- Dễ dàng quản trị hệ thống mail: khi bạn có hệ thông email tên miền riêng thì sẽ cực kì dễ dàng trong việc quản lý tập trung và các thông tin nội bộ của nhân viên sẽ dễ dàng kiểm soát hơn. Đặc biệt là hạn chế tối đa khả năng giả mạo email của các cá nhân hay tổ chức khác. Hơn thế, khi trong công ty có sự thay đổi về nhân sự, chúng ta có thể dễ dàng điều chỉnh lại các địa chỉ email và lưu trữ lại những email cũ ở bất kì vị trí nào cho ngừoi mới được bổ nhiệm và giúp họ nắm bắt thông tin cũng như công việc nhanh hơn.
 

Mail doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích đáng kể
 

- Giảm thiểu tối đa tình trạng email bị rơi vào spam: những công ty chuyên cung cấp mail doanh nghiệp thì đảm bảo chất lượng dịch vụ cũng như độ tin cậy cao hơn giúp cho mail doanh nghiệp của bạn chất lượng hơn. Nhờ vậy phần lớn chung đều được đánh là là hợp pháp bởi các bộ lọc. Từ đó bạn có thể gửi mail với số lượng lớn cũng như lượng thư vào inbox cao hơn.
 

- Được hỗ trợ nhiều tính năng: trái với email miễn phí, email doang nghiệp được đính kèm rất nhiều tính năng giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, duyệt mail mọi lúc mọi nơi mọi thiết bị. Kể cả việc phân chia công việc và lên lịch hoạt động cho các phòng thông qua email.

- Tiết kiệm chi phí hơn: những tổn thất khi sử dụng email miễn phí là rất lớn như khách hàng không tin tưởng vào mail, năng suất làm việc của nhân viên giảm sút, ảnh hưởng các hoạt động dài hạn của công ty,... Vì vậy việc sử dụng email tên miền riêng ngay từ đầu là việc làm vô cùng đúng đắn. Từ đó sẽ loại bỏ được những mối nguy hại tiềm ẩn và giảm bớt các chi phí khắc phục các hệ quả khi thông tin mật của công ty bị rò rỉ. Email tên miền riêng đang là giải pháp hiệu quả cho giải pháp quản lý của các doanh nghiệp. Đây được xem là nền tảng cho sự thành công của các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong thời kỳ cạnh tranh khốc liệt trong thị trường ngày nay.

tags: doanh nghiệp vừa và nhỏ, marketing mối quan hệ, customer relationship marketing